업무메일 쓰는 법/협조 메일 보내기

타 부서나 다른 회사에 협조를 요청하는 메일을 써야할 때가 있죠? 어떻게 써야하는지 알아봅시다.

업무메일은 업무상 필요한 정보를 전달하거나 협의를 위한 목적으로 사용되는 메일입니다. 따라서 업무메일을 효과적으로 작성하기 위해서는 다음과 같은 요령을 숙지하는 것이 좋습니다.

1. 제목을 정확하고 간결하게 작성하세요.

메일 제목은 수신자가 메일을 열어볼지 여부를 결정하는 중요한 요소입니다. 따라서 메일의 내용을 정확하게 요약하고, 최대한 간결하게 작성해야 합니다. 

2. 본문은 명확하고 간결하게 작성하세요.

업무메일의 본문은 수신자가 메일의 내용을 빠르고 쉽게 이해할 수 있도록 작성해야 합니다. 따라서 핵심 내용을 먼저 전달하고, 부연 설명은 필요한 경우에만 추가하는 것이 좋습니다.

3. 정중하고 예의를 갖추세요.

업무메일은 업무상 필요한 정보를 전달하는 수단이지만, 상대방에 대한 예의를 갖추는 것이 중요합니다. 따라서 메일의 시작과 끝에 인사말을 작성하고, 상대방의 의견을 존중하는 태도를 유지해야 합니다.

4. 맞춤법과 문법을 확인하세요.

업무메일은 업무상 중요한 문서이므로, 맞춤법과 문법을 정확하게 지키는 것이 중요합니다. 따라서 메일을 발송하기 전에 한 번 더 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다.

 

업무메일 작성 시 유용한 팁

• 메일의 내용을 템플릿으로 만들어두면, 비슷한 내용의 메일을 작성할 때 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
• 메일을 발송하기 전에 메일의 내용을 소리내어 읽어보면, 문법이나 표현의 오류를 발견하는 데 도움이 됩니다.
• 메일을 발송한 후에는 수신자가 메일을 읽었는지 확인하는 것이 좋습니다.

업무메일은 업무상 중요한 의사소통 수단입니다. 따라서 업무메일을 효과적으로 작성하기 위한 요령을 숙지하고, 올바른 형식을 준수하여 작성하는 것이 중요합니다.

 

업무메일 샘플

첫번째는 총무팀에서 재무팀에 '시간찾기'프로젝트에 대한 협조를 요청하는 메일입니다. 타부서에 업무협조를 할 때 유용합니다.

제목: 시간찾기 프로젝트 참여 협조 요청 받는 사람: 재무팀장 OOO 님 보내는 사람: 총무팀장 OOO 님 안녕하세요, 재무팀장 OOO 님. 총무팀장 OOO입니다. 저희 총무팀에서는 업무 효율성 향상을 위한 프로젝트인 "시간찾기" 프로젝트를 진행하고 있습니다. 이 프로젝트는 업무에 소요되는 시간을 분석하고, 불필요한 시간을 줄여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 합니다. 이 프로젝트의 성공적인 추진을 위해 재무팀의 데이터 협조가 필요합니다. 재무팀은 업무에 소요되는 비용과 시간을 관리하는 부서인 만큼, 업무 데이터를 제공해 주시면 프로젝트 진행에 큰 도움이 될 것입니다. 협조가 필요한 데이터는 다음과 같습니다. 업무별 소요 시간 업무별 비용 협조해 주실 데이터는 2023년 1월 1일 ~ 2023년 12월 31일 기간의 데이터로, 2024년 7월 20일까지 제공해 주시면 감사하겠습니다. 재무팀의 협조에 깊이 감사드리며, 프로젝트의 성공적인 추진을 위해 최선을 다하겠습니다. 감사합니다. 총무팀장 OOO 드림

추가 사항

• 메일의 제목은 프로젝트의 이름과 협조를 구하는 내용을 간결하게 요약하여 작성했습니다.
• 본문에서는 프로젝트의 목표와 협조가 필요한 이유를 명확하게 설명했습니다.
• 협조가 필요한 데이터의 종류와 기간을 구체적으로 명시했습니다.
• 협조에 대한 감사의 인사를 전했습니다.

이 메일을 참고하여 총무팀에서 재무팀에게 프로젝트 참여 협조를 구하는 업무메일을 작성하시면 될 것입니다.

 

시간찾기 프로젝트를 위한 TF팀을 구성한다면 어떤 메일을 보내야 할까?

제목: 시간찾기 TF팀 구성원 추천 요청 받는 사람: 각 부서장 OOO 님 보내는 사람: 인사팀장 OOO 님 안녕하세요, 각 부서장 OOO 님. 인사팀장 OOO입니다. 저희 회사는 업무 효율성 향상을 위한 프로젝트인 "시간찾기" 프로젝트를 진행하고 있습니다. 이 프로젝트는 업무에 소요되는 시간을 분석하고, 불필요한 시간을 줄여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 합니다. 이 프로젝트의 성공적인 추진을 위해 각 부서에서 TF팀을 구성하여 참여해 주실 것을 요청드립니다. TF팀은 업무에 대한 전문성과 이해도가 높은 직원으로 구성되도록 추천해 주시기 바랍니다. TF팀의 구성원은 다음과 같은 기준을 고려하여 추천해 주시기 바랍니다. 업무에 대한 전문성과 이해도가 높은 직원 업무 효율성 향상에 대한 관심과 열정이 있는 직원 프로젝트 참여에 적극적인 직원 TF팀은 2024년 7월 20일까지 구성하여 인사팀에 알려 주시기 바랍니다. 각 부서에서 추천해 주신 직원분들의 열정과 노력으로 시간찾기 프로젝트가 성공적으로 추진될 수 있도록 기대하겠습니다. 첨부: 시간찾기 TF팀 구성원 추천 공문 감사합니다. 인사팀장 OOO 드림

추가 사항

• 메일의 제목은 프로젝트의 이름과 구성원 추천을 요청하는 내용을 간결하게 요약하여 작성했습니다.
• 본문에서는 프로젝트의 목표와 구성원 추천이 필요한 이유를 명확하게 설명했습니다.
• 구성원 추천 기준을 구체적으로 명시했습니다.
• 구성원 추천 마감일을 명시했습니다.
• 구성원 추천에 대한 감사의 인사를 전했습니다.
• 관련 공문을 첨부하여 구성원 추천 기준과 절차를 명확하게 설명했습니다.

이 메일을 참고하여 인사팀에서 각 부서에 시간찾기TF팀 구성원 추천을 요청하는 업무메일을 작성하시면 될 것입니다.

 

전화로 나눈 이야기를 확실하게 남겨두고 싶다면?

제목: 시간찾기 프로젝트 비품 요청 확인 받는 사람: 비품관리부 OOO 님 보내는 사람: OOO 님 안녕하세요, 비품관리부 OOO 님. 오늘 통화로 시간찾기 프로젝트에 사용할 비품에 대해 논의한 내용을 다시 한번 확인하고자 이메일을 드립니다. 프로젝트에 사용할 비품은 다음과 같습니다. 알람시계: 10개 A4용지: 1000매 시간계획표: 100매 위의 비품은 2024년 7월 25일까지 비품관리부로 방문하여 수령하겠습니다. 비품 수령 후에는 다시 한번 연락드리겠습니다. 감사합니다. OOO 드림

추가 사항

• 메일의 제목은 비품 요청 내용을 간결하게 요약하여 작성했습니다.
• 본문에서는 통화 내용을 요약하여 명확하게 전달했습니다.
• 비품 수령 방법과 일정을 안내했습니다.
• 비품 수령 후 연락하겠다고 안내했습니다.

이 메일을 참고하여 비품관리부에 시간찾기 프로젝트 비품 요청을 확인하는 업무메일을 작성하시면 될 것입니다.

만약, 추가로 확인해야 할 내용이 있다면 메일 본문에 추가하시면 됩니다. 예를 들어, 비품의 품질이나 수량에 대한 확인 사항이 있다면 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

알람시계는 10분 간격으로 알람이 울리는 제품으로 요청드립니다. A4용지는 80g/㎡의 흰색 용지로 요청드립니다. 시간계획표는 A4 크기의 양면 인쇄로 요청드립니다.

이렇게 추가 정보를 제공하면 비품관리부에서 해당 내용을 확인하고, 필요한 조치를 취할 수 있을 것입니다.

 

회사 밖 사람에게 메일을 보낸다면?

외부 인사 영입 메일

제목: 시간찾기 프로젝트 참여 협조 요청 받는 사람: 김 교수님 보내는 사람: OOO 님 안녕하세요, 김 교수님. 저는 OOO 회사의 OOO팀에서 근무하고 있는 OOO입니다. 저희 회사는 업무 효율성 향상을 위한 프로젝트인 "시간찾기" 프로젝트를 진행하고 있습니다. 이 프로젝트는 업무에 소요되는 시간을 분석하고, 불필요한 시간을 줄여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 합니다. 저희는 이 프로젝트의 성공적인 추진을 위해 외부 전문가의 참여가 필요하다고 생각하여, 김 교수님께 프로젝트 참여를 요청드립니다. 김 교수님은 업무 효율성 분야의 전문가로, 저희 프로젝트에 많은 도움이 될 것으로 생각합니다. 프로젝트의 개요와 참여 방법은 다음과 같습니다. 프로젝트 개요: 업무에 소요되는 시간을 분석하고, 불필요한 시간을 줄여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 하는 프로젝트 참여 방법: 프로젝트의 초기 기획 및 설계 단계에 참여하여, 업무 효율성 향상을 위한 방안을 제시 프로젝트의 일정은 2024년 7월부터 2024년 12월까지로, 김 교수님의 일정에 맞춰 참여 가능 여부를 알려주시면 감사하겠습니다. 김 교수님의 참여로 저희 프로젝트가 성공적으로 추진될 수 있기를 기대합니다. 감사합니다. OOO 드림

추가 사항

• 메일의 제목은 프로젝트의 이름과 참여 요청 내용을 간결하게 요약하여 작성했습니다.
• 본문에서는 프로젝트의 목표와 김 교수님의 전문성에 대한 설명을 통해 참여의 필요성을 강조했습니다.
• 프로젝트의 개요와 참여 방법을 구체적으로 명시했습니다.
• 프로젝트 일정을 안내했습니다.
• 김 교수님의 일정에 맞춰 참여 여부를 알려달라고 요청했습니다.
• 프로젝트 성공을 위한 김 교수님의 참여에 대한 기대를 전했습니다.

이 메일을 참고하여 김 교수님께 시간찾기 프로젝트 참여를 요청하는 업무메일을 작성하시면 될 것입니다.

만약, 김 교수님께서 프로젝트에 참여하실 경우, 구체적인 참여 방법이나 역할에 대해 추가로 논의하시는 것이 좋습니다.

 

다른 안내 사항이 있다면?

제목: 시간찾기 프로젝트 참여 협조 요청 받는 사람: 김 교수님 보내는 사람: OOO 님 안녕하세요, 김 교수님. 저는 OOO 회사의 OOO팀에서 근무하고 있는 OOO입니다. 저희 회사는 업무 효율성 향상을 위한 프로젝트인 "시간찾기" 프로젝트를 진행하고 있습니다. 이 프로젝트는 업무에 소요되는 시간을 분석하고, 불필요한 시간을 줄여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 합니다. 저희는 이 프로젝트의 성공적인 추진을 위해 외부 전문가의 참여가 필요하다고 생각하여, 김 교수님께 프로젝트 참여를 요청드립니다. 김 교수님은 업무 효율성 분야의 전문가로, 저희 프로젝트에 많은 도움이 될 것으로 생각합니다. 프로젝트의 개요와 참여 방법은 다음과 같습니다. 프로젝트 개요: 업무에 소요되는 시간을 분석하고, 불필요한 시간을 줄여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 하는 프로젝트 참여 방법: 프로젝트의 초기 기획 및 설계 단계에 참여하여, 업무 효율성 향상을 위한 방안을 제시 프로젝트의 일정은 2024년 7월부터 2024년 12월까지로, 김 교수님의 일정에 맞춰 참여 가능 여부를 알려주시면 감사하겠습니다. 프로젝트는 대외비로, 프로젝트 기간 동안 외부와 연락이 차단되며 휴대전화, 스마트 워치, 노트북, 저장장치 등을 소지할 수 없습니다. 김 교수님의 참여로 저희 프로젝트가 성공적으로 추진될 수 있기를 기대합니다. 감사합니다. OOO 드림

추가 사항

• 프로젝트의 대외비 성격을 명확히 명시했습니다.
• 프로젝트 기간 동안의 외부 연락 차단 및 휴대전화, 스마트 워치, 노트북, 저장장치 등 소지 금지에 대한 내용을 추가했습니다.

이렇게 수정하면 김 교수님께서 프로젝트 참여 여부를 결정하는 데 도움이 될 것입니다.